Beleid inzake gegevensbescherming en privacy
Beleid inzake gegevensbescherming en privacy
1. Doel en toepassingsgebied
Dit beleid beschrijft hoe Vyrnlof persoonsgegevens verwerkt binnen de Shopify-webwinkel die zich hoofdzakelijk op de Nederlandse markt richt. In Nederland wordt de Europese privacyregelgeving doorgaans aangeduid als de AVG; internationaal wordt ook de term GDPR of RGPD gebruikt.
Het beleid geldt voor persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met websitebezoek, bestellingen, betalingen, levering, retouren, terugbetalingen, klantenservice, klachten, productvragen en administratieve verplichtingen.
Vyrnlof verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en beperkt de verwerking tot gegevens die voor die doeleinden noodzakelijk zijn.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
Vyrnlof bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze persoonsgegevens binnen de webwinkel worden verwerkt en treedt daarom voor deze verwerking op als verwerkingsverantwoordelijke.
De webwinkel maakt gebruik van Shopify voor de technische werking van het verkoopplatform. Daarnaast kunnen betalingsdienstverleners en logistieke dienstverleners persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van hun specifieke taken.
Wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend namens Vyrnlof verwerkt, wordt van die partij verwacht dat zij de gegevens alleen verwerkt binnen de overeengekomen opdracht en passende beveiligingsmaatregelen toepast. Wanneer een externe partij voor een bepaalde verwerking zelfstandig doeleinden en middelen bepaalt, draagt die partij daarvoor haar eigen verantwoordelijkheid.
3. Categorieën persoonsgegevens
Afhankelijk van de handeling van de klant kan Vyrnlof de volgende gegevens verwerken:
- naam en contactgegevens;
- factuur- en afleveradres;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- bestelnummer en ordergegevens;
- bestelde artikelen, aantallen en orderwaarde;
- betalingsstatus, betaalmethode en transactiegegevens die nodig zijn om een betaling aan een bestelling te koppelen;
- retour-, terugbetalings- en garantiegegevens;
- correspondentie met de klantenservice;
- foto’s of andere informatie die vrijwillig wordt verstrekt bij schade, een productprobleem of een retour;
- IP-adres, sessiegegevens, browser- en apparaatgegevens;
- technische logs en beveiligingsinformatie;
- cookie- en toestemmingsgegevens voor zover deze binnen de webwinkel worden verwerkt.
Vyrnlof vraagt niet om gegevens die voor de betreffende verwerking niet nodig zijn.
4. Bestellingen en uitvoering van de overeenkomst
Naam, afleveradres, contactgegevens, bestelgegevens en noodzakelijke betaalinformatie worden verwerkt om een bestelling te registreren, betaling te koppelen, verzending voor te bereiden, levering mogelijk te maken en contact over de bestelling te onderhouden.
Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst met de klant uit te voeren.
Bij grote meubelleveringen kan een telefoonnummer of e-mailadres noodzakelijk zijn om een bezorgmoment, bereikbaarheid of andere praktische afleverinformatie af te stemmen.
5. Betalingsgegevens
Betalingen worden verwerkt via de betaalmogelijkheden die tijdens het afrekenen beschikbaar zijn. Vyrnlof verwerkt alleen de betalingsinformatie die noodzakelijk is om de status van de transactie te controleren, een betaling aan een bestelling te koppelen of een terugbetaling uit te voeren.
Volledige betaalkaartgegevens en beveiligingscodes worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan de veilige verwerking van de betaling door de betrokken betaaldienstverlener.
Betaalgegevens worden niet gebruikt voor profilering of andere doeleinden die geen verband houden met de transactie.
6. Levering en logistieke gegevens
Voor levering kunnen naam, afleveradres, telefoonnummer, e-mailadres, bestelreferentie en noodzakelijke informatie over de zending worden gedeeld met de betrokken vervoerder.
Afhankelijk van de zending kan gebruik worden gemaakt van USPS, DHL Express, UPS of FedEx.
Alleen gegevens die nodig zijn voor de feitelijke levering, tracking, bezorgafspraak of onderzoek naar een vertraagde of beschadigde zending worden gedeeld.
De vervoerder is verantwoordelijk voor de verwerking die hij zelfstandig binnen zijn eigen systemen uitvoert. Vyrnlof blijft verantwoordelijk voor de gegevensverwerking die binnen de eigen verkoop- en klantenserviceprocessen plaatsvindt.
7. Klantenservice en klachten
Wanneer een klant contact opneemt over een bestelling, levering, retour, terugbetaling, montagevraag, transportschade of mogelijk productgebrek, verwerkt Vyrnlof de gegevens die nodig zijn om de vraag te beantwoorden.
Dit kan bestaan uit bestelgegevens, correspondentie, foto’s, gegevens over het geleverde meubel en informatie over de feitelijke situatie.
Wanneer de vraag rechtstreeks verband houdt met een bestelling, is verwerking doorgaans noodzakelijk voor de uitvoering of correcte afhandeling van de overeenkomst. In andere gevallen kan verwerking noodzakelijk zijn voor een gerechtvaardigd belang, zoals het behandelen van een klacht, het vaststellen van feiten of het beschermen van rechten van beide partijen.
8. Boekhouding en administratieve verplichtingen
Bepaalde bestel-, factuur- en betalingsgegevens moeten worden bewaard om te voldoen aan administratieve en fiscale verplichtingen.
Deze gegevens worden alleen gebruikt voor de noodzakelijke administratie, controle en bewijsvoering.
Een verzoek tot verwijdering kan daarom niet altijd direct worden uitgevoerd wanneer gegevens nog verplicht moeten worden bewaard.
9. Websitebezoek en technische gegevens
Bij gebruik van de webwinkel kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browserinformatie, apparaatgegevens, tijdstip van toegang, sessiegegevens en beveiligingslogs.
Deze gegevens worden gebruikt voor zover dat noodzakelijk is om de website technisch beschikbaar en veilig te houden, fouten te onderzoeken, misbruik te voorkomen en een betrouwbaar bestelproces mogelijk te maken.
Technische gegevens die voor beveiliging of werking worden verzameld, worden niet zonder geldige grondslag voor een ander doel gebruikt.
10. Cookies en toestemmingsgegevens
Strikt noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt voor functies zoals sessiebeheer, winkelwagen, beveiliging, checkout en het onthouden van noodzakelijke privacykeuzes.
Niet-noodzakelijke cookies die voor tracking of andere niet-essentiële doeleinden worden gebruikt, mogen alleen worden geactiveerd nadat daarvoor geldige toestemming is gegeven.
Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies mag de normale toegang tot de webwinkel of het bestelproces niet blokkeren.
Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. De intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
11. Geen verkoop van persoonsgegevens
Vyrnlof verkoopt, verhuurt of verhandelt persoonsgegevens van klanten niet aan derden.
Persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan partijen die deze gegevens nodig hebben voor een concrete taak, zoals Shopify, een betaaldienstverlener of een logistieke dienstverlener.
Een externe partij krijgt niet meer gegevens dan redelijkerwijs nodig is voor de betreffende dienst.
12. Internationale gegevensverwerking
Omdat voor de Shopify-webwinkel en de uitvoering van bestellingen externe technische, betalings- en logistieke dienstverleners kunnen worden gebruikt, kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.
Wanneer een dergelijke doorgifte plaatsvindt, wordt gebruikgemaakt van een geldige grondslag voor internationale doorgifte en passende waarborgen voor gegevensbescherming.
Vyrnlof beperkt internationale gegevensuitwisseling tot wat noodzakelijk is voor de betreffende dienst.
13. Bewaartermijn van order- en factuurgegevens
Gegevens die onderdeel uitmaken van de wettelijk vereiste financiële administratie worden in beginsel gedurende zeven jaar bewaard voor zover die bewaartermijn op de betreffende gegevens van toepassing is.
Daaronder kunnen factuurgegevens, orderbedragen, betalingsregistraties en andere noodzakelijke administratieve gegevens vallen.
Na afloop van de vereiste bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd wanneer geen andere geldige reden voor verdere bewaring bestaat.
14. Bewaartermijn van klantenservicegegevens
Correspondentie met de klantenservice wordt niet langer bewaard dan nodig is voor de behandeling van de betreffende vraag, klacht, retour, terugbetaling of productkwestie.
Wanneer de correspondentie deel uitmaakt van een lopende of afgeronde bestelling en nodig blijft voor administratieve verplichtingen, garantieafhandeling of het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten, kan zij langer worden bewaard.
Gegevens die niet langer nodig zijn, worden verwijderd of geminimaliseerd.
15. Bewaartermijn van technische gegevens
Technische logs en beveiligingsgegevens worden alleen bewaard zolang dat redelijkerwijs nodig is voor beveiliging, foutonderzoek en bescherming tegen misbruik.
De concrete duur kan verschillen afhankelijk van het type technisch gegeven en de noodzaak om een incident te onderzoeken.
Sessiecookies vervallen in beginsel wanneer de sessie eindigt, tenzij een langere technische duur nodig is voor een door de gebruiker gevraagde functie.
16. Dataminimalisatie
Vyrnlof verwerkt alleen persoonsgegevens die relevant zijn voor het betreffende doel.
Voor levering van een meubel zijn bijvoorbeeld aflever- en contactgegevens nodig, maar geen gegevens die geen verband houden met de levering.
Bij schade- of productmeldingen kan om foto’s worden gevraagd, maar alleen voor zover deze nodig zijn om de situatie te beoordelen.
Klanten worden verzocht geen gevoelige of irrelevante gegevens mee te sturen wanneer deze niet nodig zijn voor de behandeling van hun verzoek.
17. Beveiliging
Vyrnlof past passende technische en organisatorische maatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of ongewenste openbaarmaking.
Daaronder vallen onder meer toegangsbeperking, beveiliging van accounts en systemen, beperking van gegevens tot wat noodzakelijk is, controle van toegangsrechten en beveiligde gegevensoverdracht waar dit technisch wordt ondersteund.
Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Daarom worden beveiligingsmaatregelen aangepast wanneer risico’s of technische omstandigheden daartoe aanleiding geven.
18. Datalekken
Wanneer sprake is van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren gaan, worden gewijzigd, ongeoorloofd worden ingezien of op een andere manier worden blootgesteld, onderzoekt Vyrnlof de aard en mogelijke gevolgen van het incident.
Wanneer het incident waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokken personen, wordt het gemeld aan de bevoegde toezichthouder binnen de daarvoor geldende termijn.
Wanneer het incident waarschijnlijk een hoog risico voor de betrokken personen oplevert, worden deze personen zonder onnodige vertraging geïnformeerd, tenzij een geldige uitzondering op deze informatieplicht van toepassing is.
19. Recht op inzage
Een persoon van wie Vyrnlof persoonsgegevens verwerkt, kan verzoeken om informatie over de gegevens die over hem of haar worden verwerkt en kan onder de toepasselijke voorwaarden een kopie daarvan ontvangen.
Vyrnlof kan aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs nodig is om de identiteit van de verzoeker te bevestigen.
20. Recht op correctie
Onjuiste persoonsgegevens kunnen op verzoek worden gecorrigeerd.
Wanneer gegevens onvolledig zijn en aanvulling noodzakelijk is voor het betreffende doel, kan de betrokkene verzoeken deze gegevens aan te vullen.
21. Recht op verwijdering
Een betrokkene kan onder de toepasselijke voorwaarden verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens.
Dit recht is niet onbeperkt. Gegevens hoeven niet te worden verwijderd zolang zij nog noodzakelijk zijn voor een wettelijke bewaarplicht, een lopende overeenkomst, een gerechtvaardigd geschil of de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.
Wanneer verwijdering wel mogelijk en vereist is, wordt deze zonder onnodige vertraging uitgevoerd.
22. Recht op beperking van verwerking
Onder bepaalde omstandigheden kan een betrokkene verzoeken om de verwerking tijdelijk of gedeeltelijk te beperken.
Tijdens een geldige beperking worden de betreffende gegevens niet verder gebruikt buiten hetgeen noodzakelijk is voor opslag of een andere toegestane verwerking.
23. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt, kan de betrokkene onder de toepasselijke voorwaarden verzoeken om de door hem of haar verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
Waar technisch mogelijk en juridisch toegestaan kan worden gevraagd om deze gegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
24. Recht om toestemming in te trekken
Wanneer een verwerking op toestemming berust, kan die toestemming op ieder moment worden ingetrokken.
De intrekking heeft geen terugwerkende kracht en maakt eerdere rechtmatige verwerking niet onrechtmatig.
Na intrekking wordt de verwerking die uitsluitend op de ingetrokken toestemming berust beëindigd, tenzij een andere geldige grondslag van toepassing is.
25. Recht van bezwaar
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang, kan de betrokkene vanwege de eigen bijzondere situatie bezwaar maken.
Vyrnlof beoordeelt dan of er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking voort te zetten.
Persoonsgegevens die in verband met een bestelling zijn verzameld, worden niet zonder afzonderlijke geldige grondslag voor direct marketingdoeleinden gebruikt.
26. Geautomatiseerde besluitvorming
Vyrnlof neemt geen besluiten met rechtsgevolgen voor klanten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking wanneer daarvoor geen geldige basis en passende waarborgen bestaan.
Automatische technische controles die nodig zijn voor bijvoorbeeld beveiliging of betalingsverwerking worden onderscheiden van een volledig geautomatiseerd besluit met aanzienlijke gevolgen voor de klant.
27. Uitoefening van privacyrechten
Privacyverzoeken kunnen per e-mail worden ingediend.
Vermeld voldoende informatie om het verzoek te kunnen beoordelen, maar stuur geen onnodige gevoelige gegevens mee.
Vyrnlof behandelt geldige verzoeken zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk moeten worden behandeld, kan de termijn worden verlengd wanneer dat is toegestaan. De verzoeker wordt daarover tijdig geïnformeerd.
28. Klacht bij de Nederlandse toezichthouder
Wanneer een betrokkene meent dat persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kan eerst contact worden opgenomen met Vyrnlof zodat de situatie kan worden onderzocht.
Daarnaast behoudt de betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op gegevensbescherming.
29. Gegevens in relatie tot retouren en terugbetalingen
Voor een retour zonder opgave van reden geldt een termijn van 30 kalenderdagen.
Bij een retour verwerkt Vyrnlof alleen de gegevens die nodig zijn om het artikel, de bestelling, de retourzending, de ontvangstcontrole en de terugbetaling correct af te handelen.
Wanneer een terugbetaling is verwerkt, duurt het doorgaans 3 tot 7 dagen voordat het bedrag door de bank of betaaldienstverlener zichtbaar is.
Gegevens over een retour worden niet voor andere doeleinden gebruikt zonder een daarvoor geldige grondslag.
30. Gegevens in relatie tot verzending
Bestellingen worden normaal binnen 1 tot 3 werkdagen verzendklaar gemaakt. De gebruikelijke bezorgtijd bedraagt 7 tot 12 werkdagen.
Voor de verzending kunnen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met USPS, DHL Express, UPS of FedEx.
Voor bestellingen vanaf € 77,99 geldt gratis standaardverzending. Voor bestellingen onder € 77,99 bedragen de standaardverzendkosten € 7,99.
Vermelde productprijzen zijn inclusief toepasselijke belastingen. Afgezien van de vooraf weergegeven verzendkosten worden voor een normale bestelling geen aanvullende kosten in rekening gebracht.
31. Wijzigingen in dit beleid
Vyrnlof kan dit beleid aanpassen wanneer de gegevensverwerking, technische inrichting van de webwinkel of toepasselijke verplichtingen veranderen.
Een wijziging wordt niet met terugwerkende kracht gebruikt om rechten van betrokkenen te beperken.
Wanneer een wijziging gevolgen heeft voor een verwerking waarvoor toestemming nodig is, wordt zo nodig opnieuw toestemming gevraagd voordat de betreffende verwerking plaatsvindt.
32. Contactgegevens
E-mail: instantcarekijhnfmvlkourdh@vyrnloft.co
Telefoon: +1 660 217 4382
Adres: 10284 E Highway OO, Hallsville, Missouri 65255, Verenigde Staten
Reguliere servicetijden: maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:30. Op zondag en op Nederlandse wettelijke feestdagen wordt geen klantenservice verleend.