Privacybeleid
Privacybeleid
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Vyrnlof is voor de verwerking van persoonsgegevens binnen deze webwinkel de verwerkingsverantwoordelijke. De webwinkel is gebouwd op Shopify en richt zich hoofdzakelijk op klanten in Nederland. Vyrnlof bepaalt voor welke hieronder beschreven doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt en ziet erop toe dat gegevens alleen worden gebruikt voor zover dat noodzakelijk en gerechtvaardigd is.
Voor technische hosting en webwinkelfunctionaliteit maakt Vyrnlof gebruik van Shopify. Shopify verwerkt gegevens binnen de rol die voor de betreffende dienst geldt. Betalingsdienstverleners verwerken betaalgegevens voor het uitvoeren en beveiligen van betalingen. Voor de bezorging van meubels kunnen noodzakelijke adres- en contactgegevens worden gedeeld met logistieke dienstverleners, waaronder USPS, DHL Express, UPS en FedEx. Iedere partij blijft verantwoordelijk voor de verwerking die zij zelfstandig voor eigen doeleinden uitvoert.
2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt
Bij het plaatsen en uitvoeren van een bestelling kunnen wij uw naam, factuur- en afleveradres, e-mailadres, telefoonnummer, bestelnummer, bestelde artikelen, orderbedragen, aflevergegevens en relevante correspondentie verwerken.
Voor betalingen kunnen betalingsstatus, betaalmethode, transactie-identificatie en andere gegevens die nodig zijn om de betaling aan de bestelling te koppelen worden verwerkt. Volledige betaalkaartgegevens worden niet door Vyrnlof gebruikt voor andere doeleinden dan de afhandeling van de betaling via de betrokken betalingsdienstverlener.
Wanneer u de website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, tijdstip van bezoek, bezochte pagina’s, browser- en apparaatgegevens, sessiegegevens, beveiligingsinformatie en gegevens die via cookies of vergelijkbare technieken worden opgeslagen.
Wanneer u contact opneemt met de klantenservice, verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt en de informatie die nodig is om uw vraag, retour, beschadiging, levering, terugbetaling of productprobleem te behandelen.
3. Doeleinden en rechtsgronden
Naam, afleveradres, contactgegevens, bestelgegevens en noodzakelijke betaalinformatie worden verwerkt omdat deze gegevens nodig zijn om de koopovereenkomst uit te voeren. Hieronder vallen orderverwerking, betaling, voorbereiding van de zending, levering, retourafhandeling, terugbetaling en communicatie over de bestelling.
Gegevens die nodig zijn voor boekhouding, fiscale administratie en het bewaren van transactiebewijs worden verwerkt omdat Vyrnlof aan wettelijke administratieve verplichtingen moet voldoen.
Gegevens uit klantcontact worden verwerkt voor zover dit nodig is om een verzoek te beantwoorden, een bestelling uit te voeren, een probleem met levering of product op te lossen of een rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Wanneer klantcontact rechtstreeks betrekking heeft op een bestelling, vormt uitvoering van de overeenkomst de voornaamste grondslag.
Technische toegangs- en beveiligingsgegevens die noodzakelijk zijn om de webwinkel beschikbaar en veilig te houden, misbruik te voorkomen en storingen te onderzoeken, worden alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare en beveiligde webwinkel. Niet-noodzakelijke cookies die persoonsgegevens voor marketing- of trackingdoeleinden zouden verwerken, worden niet geplaatst zonder voorafgaande geldige toestemming.
Persoonsgegevens die voor de uitvoering van een bestelling zijn verzameld, worden niet zonder afzonderlijke geldige grondslag omgezet in marketinggegevens. Een aankoop, het openen van een account of het opnemen van contact geldt niet als toestemming voor marketingtracking.
4. Ontvangers van persoonsgegevens
Voor de normale uitvoering van de webwinkel worden persoonsgegevens uitsluitend verstrekt aan partijen die deze gegevens nodig hebben voor hun specifieke taak:
Shopify ontvangt of verwerkt gegevens die noodzakelijk zijn om de webwinkel technisch te laten functioneren, bestellingen te registreren en de bijbehorende webwinkeldiensten te leveren.
Betalingsdienstverleners ontvangen de gegevens die noodzakelijk zijn om een betaling te verwerken, te bevestigen, te beveiligen of terug te betalen.
Logistieke dienstverleners ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn om een meubelzending te plannen, vervoeren en afleveren. Afhankelijk van de zending kan dit USPS, DHL Express, UPS of FedEx zijn. Bij omvangrijke meubels kan daarnaast de voor de betreffende levering ingeschakelde logistieke partij de noodzakelijke aflever- en contactgegevens ontvangen.
Vyrnlof verkoopt, verhuurt of verhandelt geen persoonsgegevens van klanten aan derden.
Indien verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, worden persoonsgegevens alleen overgedragen wanneer voor die doorgifte een geldig mechanisme en passende gegevensbeschermingswaarborgen van toepassing zijn. Vyrnlof blijft verantwoordelijk voor een zorgvuldige selectie en aansturing van verwerkers voor zover die namens Vyrnlof handelen.
5. Bewaartermijnen
Bestel-, factuur- en betalingsadministratie die onderdeel vormt van de wettelijk vereiste financiële administratie wordt gedurende zeven jaar bewaard, voor zover die bewaartermijn voor de betreffende gegevens noodzakelijk is.
Gegevens die uitsluitend nodig zijn voor de praktische uitvoering van een bestelling, zoals afleverinstructies die geen onderdeel hoeven te blijven van de financiële administratie, worden verwijderd of geminimaliseerd zodra zij niet langer nodig zijn voor levering, retour, terugbetaling, garantieafhandeling of een lopend geschil.
Correspondentie met de klantenservice wordt niet langer bewaard dan nodig is om de betreffende vraag of zaak af te handelen en eventuele daarmee samenhangende rechten en verplichtingen te kunnen aantonen. Wanneer de correspondentie onderdeel vormt van een bestelling, retour, terugbetaling of garantieclaim, kan zij samen met de relevante orderadministratie worden bewaard zolang dat noodzakelijk is.
Technische log- en beveiligingsgegevens worden slechts bewaard zolang zij redelijkerwijs nodig zijn voor beveiliging, foutonderzoek en bescherming tegen misbruik. Sessiecookies vervallen uiterlijk wanneer de betreffende sessie eindigt, tenzij een langere technische duur noodzakelijk is voor de gevraagde functie. Voor andere cookies geldt de bewaartermijn die in de toestemmingsinstellingen aan de gebruiker wordt getoond; niet-noodzakelijke cookies worden niet geactiveerd voordat toestemming is gegeven.
Wanneer een wettelijke bewaarplicht afloopt en geen andere geldige reden voor verdere opslag bestaat, worden de betrokken persoonsgegevens verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat zij niet meer tot een persoon kunnen worden herleid.
6. Cookies en toestemmingsbeheer
Noodzakelijke cookies ondersteunen functies zoals winkelwagenbeheer, beveiliging, sessiebehoud, afrekenen en de technische werking van de Shopify-webwinkel. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist, omdat de gevraagde webwinkelfunctie zonder deze cookies niet naar behoren kan worden geleverd.
Marketing- en trackingcookies zijn niet noodzakelijk voor het plaatsen van een bestelling. Zij mogen alleen worden geactiveerd nadat de bezoeker vooraf duidelijk is geïnformeerd en daarvoor vrij, specifiek en ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven. Een vooraf aangevinkte keuze, stilzwijgen of enkel verder browsen geldt niet als toestemming.
De bezoeker moet niet-noodzakelijke cookies kunnen weigeren zonder dat de normale toegang tot de webwinkel of het bestelproces daarvan afhankelijk wordt gemaakt. Een eenmaal gegeven toestemming kan op ieder moment via de beschikbare cookie-instellingen worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht, maar voorkomt verdere verwerking op basis van die toestemming vanaf het moment van intrekking.
7. Beveiliging van persoonsgegevens
Vyrnlof beperkt de toegang tot persoonsgegevens tot personen en dienstverleners die deze gegevens voor hun taak nodig hebben. Bij verwerking worden passende technische en organisatorische maatregelen toegepast, waaronder toegangsbeperking, account- en systeembeveiliging, beveiligde gegevensoverdracht waar technisch ondersteund, beperking van gegevens tot wat noodzakelijk is en periodieke beoordeling van toegangsrechten.
Geen enkel online systeem kan absolute veiligheid garanderen. Wanneer zich ondanks de beveiligingsmaatregelen een inbreuk op persoonsgegevens voordoet, wordt het incident onderzocht en gedocumenteerd. Wanneer een inbreuk waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, wordt deze binnen de daarvoor geldende termijn bij de bevoegde toezichthouder gemeld. Wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor de betrokken persoon oplevert, wordt die persoon zonder onnodige vertraging geïnformeerd, tenzij een geldige uitzondering op die kennisgevingsplicht van toepassing is.
8. Rechten van betrokkenen
Een persoon van wie Vyrnlof persoonsgegevens verwerkt, kan verzoeken om inzage in de eigen persoonsgegevens en om een kopie van de gegevens die worden verwerkt. Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen worden gecorrigeerd.
Onder de toepasselijke voorwaarden kan worden verzocht om verwijdering van persoonsgegevens of om beperking van de verwerking. Een verwijderingsverzoek geldt niet onbeperkt wanneer Vyrnlof gegevens nog moet bewaren wegens een wettelijke administratieve verplichting, voor de uitvoering van een lopende overeenkomst of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.
Voor gegevens die op toestemming of op een overeenkomst berusten en geautomatiseerd worden verwerkt, kan waar van toepassing om gegevensoverdraagbaarheid worden verzocht. De betrokkene kan de betreffende gegevens dan in een gangbaar, gestructureerd en machineleesbaar formaat ontvangen of, wanneer dit technisch mogelijk is, rechtstreeks laten doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer verwerking op toestemming berust, kan die toestemming op elk moment worden ingetrokken. De intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Wanneer verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang, kan de betrokkene vanwege de eigen bijzondere situatie bezwaar maken tegen die verwerking. Persoonsgegevens worden niet voor direct-marketingdoeleinden verwerkt op basis van een bestaande bestelling zonder een daarvoor geldige grondslag.
Een verzoek kan per e-mail worden ingediend. Vyrnlof kan aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs nodig is om de identiteit van de verzoeker te verifiëren. Verzoeken worden zonder onnodige vertraging behandeld en in beginsel binnen één maand beantwoord. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden ingediend, kan de toegestane beantwoordingstermijn worden verlengd; de verzoeker wordt daarvan tijdig op de hoogte gesteld.
9. Klacht bij de Nederlandse toezichthouder
Wanneer u meent dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kunt u eerst contact opnemen met Vyrnlof zodat uw vraag of bezwaar kan worden onderzocht. U behoudt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder voor gegevensbescherming. Een klacht kan worden ingediend via het officiële klachtenkanaal van de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Gegevensverwerking bij bestellingen en meubellevering
Voor bureaus, opbergmeubels, woonkamermeubels, relaxstoelen en tuinsets kan de vervoerder naast het afleveradres ook een telefoonnummer of e-mailadres nodig hebben om een bezorgmoment, wijziging of bijzonderheid bij een grote zending af te stemmen. Vyrnlof verstrekt daarbij niet meer gegevens dan voor de levering noodzakelijk is.
Bestellingen worden normaal binnen 1 tot 3 werkdagen verzendklaar gemaakt en de gebruikelijke bezorgtijd bedraagt 7 tot 12 werkdagen. Bestellingen vanaf € 77,99 hebben gratis standaardverzending; onder € 77,99 bedragen de standaardverzendkosten € 7,99. De vermelde productprijzen zijn inclusief toepasselijke belastingen en naast de vooraf weergegeven verzendkosten worden geen aanvullende kosten in rekening gebracht.
De retourtermijn zonder opgave van reden bedraagt 30 kalenderdagen. Wanneer een terugbetaling wordt verwerkt, duurt het na verwerking doorgaans 3 tot 7 dagen voordat het bedrag door de bank of betaalprovider zichtbaar is. Gegevens die in verband met een retour of terugbetaling worden verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de afhandeling, controle, boekhouding en eventuele wettelijke aanspraken die met die transactie samenhangen.
11. Contact
E-mail: instantcarekijhnfmvlkourdh@vyrnloft.co
Telefoon: +1 660 217 4382
Adres: 10284 E Highway OO, Hallsville, Missouri 65255, Verenigde Staten
Reguliere servicetijden: maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:30. Op zondag en op Nederlandse wettelijke feestdagen wordt geen klantenservice verleend.